Control de vacaciones y permisos en México
Controlar las vacaciones y los permisos de tu equipo en México es más sencillo cuando cada solicitud, aprobación y saldo vive en un solo lugar. Sin eso, el control se reparte entre WhatsApp, correos, papeles y hojas de Excel, y ahí aparecen los saldos mal calculados, las solicitudes perdidas y las vacaciones sin constancia.
La Ley Federal del Trabajo fija reglas claras: días de vacaciones por antigüedad, prima vacacional, plazos para disfrutarlas y permisos como el de paternidad o el de maternidad. Lo difícil no es conocerlas, sino aplicarlas y dejar evidencia cada vez, con todos los colaboradores.
En este articulo encontrarás:
La tabla de días de vacaciones por antigüedad y las reglas clave.
Los permisos que debes registrar, por ley y por política interna.
Cómo se controla hoy cada método y qué riesgos tiene.
Qué debe tener una buena herramienta para registrar permisos y vacaciones.
Cómo funciona este registro con Proseso.
Si prefieres ver cómo funciona antes de leer, escríbenos por WhatsApp al 33 1799 9818 y solicita tu demo.
Qué dice la ley sobre vacaciones en México
Un colaborador tiene derecho a 12 días laborables de vacaciones al cumplir su primer año de servicio, y la cifra crece con la antigüedad. Así lo establece el artículo 76 de la LFT desde la reforma "Vacaciones Dignas", publicada el 27 de diciembre de 2022 y vigente desde el 1 de enero de 2023, que elevó el mínimo del primer año de 6 a 12 días.
Días de vacaciones por antigüedad
Años de antigüedad | Días de vacaciones |
1 | 12 |
2 | 14 |
3 | 16 |
4 | 18 |
5 | 20 |
6 a 10 | 22 |
11 a 15 | 24 |
16 a 20 | 26 |
21 a 25 | 28 |
26 a 30 | 30 |
31 a 35 | 32 |
36 o más | 34 |
Los días son laborables: no se cuentan los descansos semanales ni los feriados oficiales. La antigüedad corre desde la fecha de ingreso del colaborador, no desde el 1 de enero.
Reglas que no debes pasar por alto
Prima vacacional: mínimo de 25% sobre el salario de los días de vacaciones (art. 80). La empresa puede pagar un porcentaje mayor por política o contrato.
Días continuos: al menos 12 días deben disfrutarse de forma continua; el resto puede fraccionarse por acuerdo entre empresa y colaborador (art. 78).
Plazo: las vacaciones se otorgan dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicio (art. 81).
Sin pago en lugar de descanso: no se sustituyen por dinero, salvo la parte proporcional al terminar la relación laboral (art. 79).
Constancia: el patrón entrega al colaborador una constancia del periodo disfrutado, que también sirve como evidencia ante una inspección de la STPS.
Permisos y licencias que debes registrar
Además de las vacaciones, cada permiso y licencia debe quedar registrado, tanto los que marca la ley como los que defines en tu política interna.
Permisos y licencias por ley
Paternidad: 5 días laborables con goce de sueldo, contados desde el nacimiento o desde la recepción del menor en caso de adopción. Los paga el patrón y se solicita con el certificado de nacimiento.
Maternidad: 12 semanas (84 días naturales), normalmente 6 antes y 6 después del parto. El IMSS cubre un subsidio del 100% del último salario diario de cotización cuando se cumplen sus requisitos, entre ellos 30 semanas cotizadas en los 12 meses previos. Hasta 4 de las 6 semanas prenatales pueden pasar al periodo posterior con autorización del médico y del patrón.
Durante la licencia de maternidad el puesto se reserva y el periodo cuenta para antigüedad, aguinaldo y vacaciones. Estos permisos pueden cambiar con nuevas reformas, así que conviene confirmar los días vigentes antes de aplicarlos.
Permisos por política interna o contrato
Citas médicas, trámites personales o eventos familiares dependen de tu política interna o de tu contrato colectivo. Lo importante es definir qué permisos existen, cuántos días incluyen, si son con o sin goce de sueldo y quién los autoriza. Lo que no está registrado es difícil de comprobar después.
Cómo se da hoy el control de vacaciones y permisos
Las empresas suelen controlar vacaciones y permisos de tres maneras, y cada una tiene un costo distinto en errores y tiempo.
Método | Cómo funciona | Ventajas | Riesgos |
Papel o Excel | Formatos impresos o archivos con saldos capturados a mano | Sin costo de software y fácil de empezar | Saldos mal calculados, versiones duplicadas y historial difícil de consultar |
WhatsApp o correo | Solicitudes y respuestas por chat o email | Respuesta inmediata | Solicitudes perdidas, aprobaciones sin registro ordenado e información dispersa |
Software con autoservicio | El colaborador solicita en un kiosco, el jefe autoriza y RRHH recibe el registro | Trazabilidad, aprobación a distancia, historial central y conexión con asistencia y nómina | Requiere implementación y capacitación inicial |
A medida que crece la plantilla, el control manual se vuelve más lento y más propenso a errores.
5 errores comunes al registrar vacaciones y permisos
Solicitudes perdidas entre chats. Llegan por WhatsApp, correo o en persona, y nadie tiene una sola bandeja donde verlas todas.
Saldos calculados a mano. Un error al contar la antigüedad cambia los días que le tocan al colaborador y puede terminar en un reclamo.
Sin historial ni constancia. Cuando no hay registro de quién tomó qué y cuándo, es difícil comprobarlo ante una revisión.
Vacaciones fuera de plazo. Si nadie vigila los seis meses posteriores al cumplimiento del año de servicio, el periodo se vence sin que lo notes.
Aprobar sin ver el panorama. El jefe autoriza sin conocer el saldo del colaborador ni quién más del equipo estará ausente.
Qué debe tener una buena herramienta de vacaciones y permisos
Una buena herramienta cubre el ciclo completo, desde la solicitud hasta la nómina. Estos son los puntos que conviene revisar:
Solicitud desde el celular o un kiosco: el colaborador pide vacaciones o permisos sin papeles ni mensajes sueltos.
Aviso automático al jefe: la solicitud llega a quien debe autorizarla en cuanto se registra.
Aprobación a distancia: el jefe autoriza o rechaza sin estar en su lugar de trabajo.
Incidencia registrada con estatus: RRHH ve cada solicitud como autorizada, rechazada o pendiente.
Historial por colaborador: puedes consultar qué días tomó y cuándo, y respaldar la constancia.
Conexión con asistencia y nómina: lo que se autoriza se refleja en el resto del sistema sin capturarlo otra vez.
Acceso según el rol: colaboradores, jefes y RRHH ven solo lo que les corresponde.
Cómo funciona el registro de permisos y vacaciones con Proseso
Proseso permite que los colabor
adores soliciten permisos y vacaciones de forma autónoma desde el kiosco de empleados, y que sus jefes autoricen sin necesidad de estar en su lugar de trabajo. El registro forma parte del sistema integral de Proseso, junto con el control de asistencia y la nómina.
La solicitud llega al jefe y RRHH recibe la incidencia ya autorizada
el colaborador registra su solicitud en el kiosco, el sistema avisa al jefe, el jefe autoriza o rechaza desde su celular por correo electrónico y, cuando se aprueba en el flujo, RRHH recibe el aviso y la incidencia queda registrada con estatus autorizada.
Lo que obtienes:
Colaboradores con autonomía para solicitar permisos y vacaciones.
Jefes que aprueban o rechazan a distancia.
RRHH con cada incidencia registrada y con un estatus claro.
Un flujo de autorización que se actualiza desde el kiosco o por correo electrónico.
Saldo automático por antigüedad
Reportes de ausentismo
¿Quieres ver cómo se vería en tu empresa? Escríbenos por WhatsApp al 33 1799 9818 y solicita tu demo.
Cómo se conecta con la asistencia y la nómina
Las vacaciones y los permisos son incidencias que afectan la asistencia y, al final, la nómina. Desde enero de 2027 el registro electrónico de la jornada de cada trabajador será obligatorio, así que contar con un sistema donde asistencia, incidencias y nómina estén conectadas deja de ser una comodidad y se vuelve parte de la preparación de RRHH.
Cuando las tres cosas viven en el mismo sistema, RRHH deja de conciliar información entre archivos y reduce el riesgo de diferencias al calcular la nómina. Si quieres profundizar en el registro electrónico de jornada, lee el artículo sobre el registro electrónico de jornada 2027.
Preguntas frecuentes sobre vacaciones y permisos
¿Cuántos días de vacaciones corresponden con 3 años de antigüedad?
Corresponden 16 días laborables de vacaciones. La cifra sube 2 días por cada año hasta llegar a 20 días en el quinto año, y después aumenta de acuerdo con los rangos de antigüedad que marca el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo.
¿Se pueden pagar las vacaciones en lugar de tomarlas?
No. La ley establece que las vacaciones no pueden sustituirse por dinero, porque su objetivo es el descanso del colaborador. La única excepción es la parte proporcional que se paga al terminar la relación laboral, si el colaborador no alcanzó a disfrutarla.
¿Cuánto dura el permiso de paternidad?
El permiso de paternidad es de 5 días laborables con goce de sueldo. Se cuentan desde el nacimiento o desde la recepción del menor en caso de adopción, y los paga el patrón. Conviene pedir el certificado de nacimiento y verificar si hay cambios vigentes.
¿Cuánto es la prima vacacional?
La prima vacacional es de 25% como mínimo sobre el salario de los días de vacaciones. Si un colaborador gana 650 pesos diarios y le corresponden 16 días, el salario de vacaciones es de 10,400 pesos y la prima mínima es de 2,600 pesos. La empresa puede pagar un porcentaje mayor.
¿Qué es la constancia de vacaciones?
Es el documento que el patrón entrega al colaborador para registrar el periodo vacacional que disfrutó. Además de dar certeza al colaborador, sirve como evidencia de cumplimiento si la autoridad laboral realiza una inspección en tu centro de trabajo.
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